En toda sociedad ya sea anónima, de Responsabilidad limitada u otra forma de sociedad que reconozca una cuenta de explotación, según en las fechas que se hayan acordado dentro del pacto de socios, normalmente o a final del año natural, se cierran las cuentas anuales de cualquier sociedad. Estas cuentas deben estar siempre aprobadas por la mayoría del órgano de gobierno.

  1. Obligación depósito de cuentas

El órgano de administración, además de la obligación de formular cuentas (artículos 253 y ss LSC), tiene que depositarlas en el registro mercantil (artículo 368 RRM) en el plazo de un mes desde su aprobación por la Junta General.

Más concretamente, los administradores tienen que presentar certificación de los acuerdos de la junta de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmadas y de aplicación del resultado así como, en su caso, de las cuentas consolidadas.

El Registrador calificará bajo su responsabilidad en quince días desde la fecha del asiento de presentación si los documentos presentados son exigidos por la ley, si están debidamente aprobados por la junta general y si constan las preceptivas firmas. Si apreciare algún defecto, emitirá una calificación negativa no pudiendo llevar a cabo la inscripción. Por tal razón, cuando no existe aprobación de las mismas por la junta, el órgano de administración tiene que notificar al registro mercantil la certificación del acta en la que no se aprueban las cuentas expresando cuál ha sido la causa de no aprobación. En este supuesto, se evitará el cierre de la hoja registral.

Están obligados a depositar las cuentas anuales:

  • Las sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditarias por acciones y de garantía recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualesquiera otros empresarios que en virtud de disposiciones vigentes vengan obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales.
  • La sociedad dominante de un grupo que presente cuentas consolidadas.
  • Las sociedades extranjeras que tengan abiertas sucursales en España.
  • Las sociedades colectivas y comanditarias simples, cuando a la fecha de cierre del ejercicio todos los socios colectivos sean sociedades españolas o extranjeras.
  • Las fundaciones depositarán las cuentas anuales en el Registro de Fundaciones, debiendo formular cuentas anuales consolidadas cuando la fundación se encuentre en cualquiera de los supuestos previstos para la sociedad dominante.
  1. Consecuencias generales de no depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

La falta de depósito de las Cuentas Anuales tiene, como mínimo, tres graves perjuicios para su empresa:

  • El deterioro de la imagen de empresa, por la falta de transparencia y de la información para terceros que tienen relación con la empresa, entre los que conviene destacar a las entidades financieras y los proveedores y clientes.
  • El cierre de la hoja del registro para la empresa que le impedirá inscribir la mayoría de los actos jurídicos de la misma. Es decir, cualquier cambio societario que tenga lugar a partir de los 30 días de la convocatoria teórica de la aprobación de las cuentas anuales del último ejercicio no será inscrito en el mercantil mientras exista la falta de depósito. Pensemos que no será inscribible por ejemplo cualquier modificación en los estatutos, ceses y nombramientos de administradores, poderes de la empresa a favor de terceros
  • La posibilidad de que su empresa sea sancionada.
  1. Régimen sancionador (artículo 283 LSC)

El primer mes de cada año los Registradores Mercantiles tienen que remitir a la DGRN una relación de las sociedades que no hubieran cumplido la obligación de depósito el año anterior. En el segundo mes se trasladará la lista al Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas para la incoación del expediente sancionador de acuerdo con lo previsto en la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

  • Importe: de 200€ hasta 60.000€ por cada año de retraso.
  • Prescripción a los tres años.

Por su parte, el Registro no impondrá sanción si la presentación de las cuentas si se efectúa antes del transcurso de un año desde el cierre del ejercicio social (hasta el 31 de diciembre). Sin embargo, si ha transcurrido más de un año se procederá al cierre provisional de la hoja registral.

Asimismo, si los documentos se presentan con anterioridad al inicio del expediente sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un cincuenta por ciento.

Sin embargo, sin duda la consecuencia más grave es la posibilidad de derivación de responsabilidad personal de los socios, frente a los acreedores de la sociedad.

Dentro del pacto de socios, es conveniente establecer los criterios para formular las cuentas anuales y la sanción por falta de aprobación sin la debida motivación/justificación.

  1. Consecuencias para los administradores

Al no presentar las cuentas, el administrador no actúa con la diligencia que le es exigida.

  • Responsabilidad societaria: los administradores de derecho o de hecho como tales, responderán frente a la sociedad, frente a los socios y frente a los acreedoressociales, del daño que causen por actos u omisiones contrarios a la ley o a los estatutos o por los realizados incumpliendo los deberes inherentes al desempeño del cargo. Esta responsabilidad debe ser demostrada, y es más difícil que al final salga adelante una demanda de éste tipo, y por lo tanto, tengan que responder por los daños, a no ser, que sea algo muy objetivo.
  • Responsabilidad concursal: cuando el concurso de acreedores de una sociedad se califica como culpable, es decir, cuando en la insolvencia de la empresa ha habido dolo o culpa grave de los representantes. La ley recoge unas presunciones iuris et de iure y iuris tantum entre las que se encuentran el incumplimiento del deber de formular cuentas anuales o someterlas a auditoría o, una vez aprobadas, no haberlas depositado en el Registro Mercantil en alguno de los tres ejercicios anteriores a la declaración de concurso.

Conclusión: La presentación de cuentas, es de obligación para los administradores de toda sociedad que tenga una explotación mercantil, independientemente de su forma órgano de gobierno. Las consecuencias de no presentar las cuentas abarcan desde la mala imagen de la empresa, por la falta de transparencia cara a la sociedad, hasta sanciones económicas contra los administradores de dicha sociedad En estos casos las sanciones para los administradores, pueden ser societarias, incluso contra su propio patrimonio, u obligar a la sociedad a presentar un concurso de acreedores.

Jose María Dutilh

Jose María Dutilh

Socio Director de la Firma de Abogados LeQuid, especializada en Derecho de los Negocios y de las Empresas Sociales, estoy plenamente convencido de que el desarrollo empresarial rentable y eficiente no sólo es compatible sino que necesita la ética empresarial. En la actualidad, desde LeQuid colaboro con empresarios que necesitan una segunda oportunidad a través de estos procesos; Apoyo legal en el día a día, Re emprendimiento socialmente responsable, Fusiones y Adquisiciones, Reestructuración y Refinanciación de empresas o Concurso de acreedores entre otros.

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