1. ¿Qué significa legalizar libros oficiales?

Es la presentación por los empresarios de los libros que obligatoriamente deben llevar al Registro Mercantil del lugar donde tengan su domicilio social, al objeto de garantizar que no existen manipulaciones, modificaciones, alteraciones… de los libros.

2. ¿Qué libros oficiales hay que legalizar?

Hay que legalizar tanto los libros contables como los mercantiles y contractuales, todo ello, sin perjuicio de lo establecido por las leyes y las disposiciones especiales.

Respecto a los contables, nos referimos al Libro Diario, el de Sumas y Saldos, el de Cuenta de Pérdidas y Ganancias y los balances[1].

Respecto a los mercantiles, nos referimos a los libros de actas de juntas generales, órganos de administración u otros órganos colegiados de la sociedad, que deben contener su convocatoria, constitución, asuntos debatidos, intervenciones de las que se haya solicitado constancia, resultados de las votaciones y acuerdos  inscribibles adoptados[2], así como los libros registros de socios o participaciones sociales[3] y otras acciones nominativas[4].

Por último, hay que legalizar el libro registro de contratos con socios[5], o cualquier otro que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables[6].

3. Por quién y ante quién.

Por los administradores, que presentarán los libros citados ante el Registro Mercantil del lugar donde tenga cada sociedad mercantil su domicilio social[7].

4. Plazo para llevar a cabo la presentación de los libros oficiales que tiene el empresario.

En cuanto a los libros contables es de cuatro meses desde la fecha de cierre del ejercicio social, de modo que si dicha fecha es el 31 de diciembre de 2014, la presentación en plazo comenzó el 2 de enero de 2015 y dura hasta el 30 de abril de 2015[8].

En cuanto a los libros mercantiles, se legalizan antes de empezar las anotaciones en ellos.

5. Consecuencias del incumplimiento de la obligación de legalización de los libros.

Podrá dar lugar a responsabilidad para dicho consejo o administrador por falta de la diligencia exigida al desempeñar  su cargo, por la reclamación de daños y perjuicios por parte de la sociedad, sus socios o acreedores, contra los administradores.

En un procedimiento concursal como consecuencia de una situación de insolvencia del empresario, la inobservancia de este deber constituye la causa principal que determina la calificación del concurso como culpable, lo cual, podrá hacerles responder por todas las deudas de la sociedad por dolo o culpa grave[9].

También están previstas en el ámbito de la Ley General Tributaria, diversas sanciones, que van de graves a muy graves, como consecuencia de una revisión tributaria[10].

6. Presentación telemática: De la Ley de Apoyo a los Emprendedores y su Internacionalización a la Instrucción de la Dirección General de los Registros y el Notariado.

La Ley establece el régimen relativo a la legalización telemática de todos los libros que deben llevar los empresarios[11], introduciendo un cambio en este sistema, ya que obliga a todas las personas jurídicas a presentar los libros de forma telemática y ex post.

Esta ley se refiere a los mismos libros y registros a legalizar, al mismo Registro Mercantil y establece el mismo plazo para cumplir la obligación[12].

7. Recurso contencioso-administrativo contra la Instrucción. Responsabilidad del registrador respecto a la protección de datos de carácter personal.

Como las compañías cotizadas veían que esta decisión administrativa les obligaba a enviar al Registro Mercantil información confidencial y datos delicados, especialmente la relacionados con las deliberaciones y decisiones que toma su consejo de administración, por incluir actuaciones realizadas y planes de futuro, el el 15 de febrero presentaron un recurso contencioso-administrativo ante el Tribunal Superior de Justicia de Madrid como la parte demandante Emisiones Españolas para intentar paralizar la medida.

8. Naturaleza de las instrucciones de la Dirección General de los Registros y el Notariado y Auto del la Sala de lo Contencioso-Administrativo del Tribunal Superior de Justicia de Madrid de 27 de abril de 2015.

Las instrucciones son órdenes que la DGRN da a los registradores y notarios, como superior jerárquico de éstos, pues no posee potestad reglamentaria ni van dirigidas a los particulares.

El TSJ de Madrid ha paralizado esta orden, al decretar como medida cautelar solicitada por Emisiones Españolas la suspensión de la instrucción, hasta que exista una sentencia al respecto.

9. El criterio del Registro Mercantil de Madrid.

El RM entiende suspendida la instrucción. Por tanto, admite la presentación de solicitudes de legalización de libros en papel o electrónicos y no archivará el contenido de los libros presentados a legalización, cualquier que sea su soporte.

Devolverá a los empresarios los libros en papel y borrará automáticamente del sistema los archivos electrónicos.

10. El criterio de otros registradores mercantiles.

Aunque las empresas han podido presentar con normalidad sus libros hasta el 30 de abril, los registradores mercantiles del resto de España no siguen un criterio unánime, porque, a grandes rasgos:

e) Unos aceptarán libros en papel en general o respecto de Libros de Actas y Socios sin esperar a instrucciones o esperarán recibirlas, pero no lo aseguran al 100%[13].

b) Otros mantendrán el sistema anulado y no hará caso al auto, al considerar que no es firme[14], sólo admitirán la legalización telemática conforme la Ley de Emprendedores de 2.013[15], no permitirán la legalización de libros en blanco[16] o sólo admiten la  presentación en formato electrónico de Libros de Actas y Socios[17].

c) Y otros aplicarán la instrucción en lo que sea favorable a los interesados, por ejemplo, respecto a la legalización de los usados en papel en 2.014[18].

11. Conclusión.

Para el RM de Madrid, sigue en vigor el sistema de años anteriores, admitiendo tanto la presentación telemática en soporte electrónico como en papel de cualquier libro oficial.

No se han modificado ni los plazos para presentar las solicitudes para la legalización de libros contables en el Registro Mercantil, que sigue finalizando el 30 de abril de 2015.

Ello se debe a que el Tribunal Superior de Justicia de Madrid ha suspendido la Instrucción de 8 de febrero de 2015 de la DGRN hasta que exista una sentencia firme al respecto.

Ahora bien, las sociedades mercantiles que no tenga nsu domicilio social en Madrid, deben consultar a cada Registro Mercantil para saber cuál es su criterio, pues no siguen un criterio unánime en todo el territorio nacional, ya que algunos entienden que el auto del TSJ no es firme y la instrucción es una orden emitida por la DGRN dirigida como superior jerárquico a los registradores, entendiendo que están vinculados por dicha instrucción y deben obedecer a esta.


 

[1] Conforme al artículo 25 del Código de Comercio.
[2] Conforme al artículo 26.1 del Código de Comercio, redactado por la Ley 19/89, de 25 de julio, de reforma parcial y adaptación de la legislación mercantil a las Directivas de la Comunidad Económica Europea en materia de Sociedades y el artículo 106 del Reglamento del Reigstro Mercantil..
[3] En el caso de las sociedades de responsabilidad limitada. Conforme al artículo 28 del Código de Comercio.
[4] En el caso de las sociedades anónimas y comanditarias por acciones. Conforme al artículo 27 del Código de Comercio.
[5] En cuánto a las sociedades un ipersonales, conforme al artículo 16 de la Ley de Sociedades de Capital.
[6] Artículo 27.3 del Código de Comercio. Conforme a la Instrucción Tercera.
[7] Conforme al artículo 26.3 del Código de Comercio.
[8] Artículos 27.2 del Código de Comercio y 333 del Reglamento del Registro Mercantil.
[9] SAP de Pontevedra 638/2.011 de 15 de diciembre. SJM nº 3 de Pontevedra de 25 de mayo de 2012. Artículo 164 de la Ley Concursal.
[10] Artículo 116 de la Ley 58/2.003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
[11] Ley 14/2.013, de 27 de septiembre (BOE de 16 de febrero en su artículo 18, que lleva por rúbrica “Legalización de libros”.
[12] Conforeme al artículo 18.1 de la Ley.
[13] Es el caso del Registro Mercantil de Lleida.
[14] Por ejemplo, en el caso del Registro Mercantil de Burgos.
[15] E el caso del Reigstro Mercantil de Girona.
[16] Es el caso del Registro Mercantil de Valencia, partiendo de la Resolución de la Dirección General de los Registros y el Notariado de 5 de agosto de 2.014.
[17] Es el caso del Registro Mercantil de Tarragona.
[18] Como en el caso del Registro Mercantil de Sevilla.

Jose María Dutilh

Jose María Dutilh

Socio Director de la Firma de Abogados LeQuid, especializada en Derecho de los Negocios y de las Empresas Sociales, estoy plenamente convencido de que el desarrollo empresarial rentable y eficiente no sólo es compatible sino que necesita la ética empresarial. En la actualidad, desde LeQuid colaboro con empresarios que necesitan una segunda oportunidad a través de estos procesos; Apoyo legal en el día a día, Re emprendimiento socialmente responsable, Fusiones y Adquisiciones, Reestructuración y Refinanciación de empresas o Concurso de acreedores entre otros.

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