1. Antecedentes

Esta nota resumirá las principales novedades legislativas introducidas por las normas de la COVID-19 sobre: reuniones presenciales de las Juntas de Accionistas y del Consejo de Administración para la adopción de acuerdos, y otros sistemas alternativos.

2. Normativa applicable:

  • Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital.
  • Real Decreto-ley 34/2020, de 17 de noviembre, de medidas urgentes de apoyo a la solvencia empresarial y al sector energético, y en materia tributaria.
  • Disposición final octava del Real Decreto-ley 5/2021, de 12 de marzo, de medidas extraordinarias de apoyo a la solvencia empresarial en respuesta a la pandemia de la COVID-19.

3. El Consejo de Administración (CA en adelante) tanto SL como SA

3.1. Videoconferencia o conferencia telefónica múltiple

Excepcionalmente durante el año 2021 (aun sin previsión estatutaria) el CA de las sociedades mercantiles podrá reunirse por videoconferencia o conferencia telefónica múltiple siempre que:

  • Todos los miembros dispongan de los medios necesarios;
  • El secretario reconozca la identidad. La sesión se entenderá celebrada en el domicilio social.

La sesión se tendrá por celebrada en el domicilio social.

3.2. Votación por escrito y sin sesión

Excepcionalmente durante el año 2021 (aun sin previsión estatutaria) el CA de las sociedades mercantiles podrá adoptar acuerdos por escrito y sin sesión siempre que lo decida el presidente o lo soliciten al menos 2 miembros del órgano.

La sesión se tendrá por celebrada en el domicilio social.

Para las sociedades Anónimas la LSC permite la votación por escrito y sin sesión cuando ningún consejero se oponga siempre y cuando se mencione:

  • Los acuerdos adoptados.
  • El nombre de los administradores.
  • El sistema seguido para formar la voluntad del órgano social, con indicación del voto emitido por cada uno de ellos.
  • Expresa referencia a que ningún consejero se ha negado a este procedimiento.

4. Junta de Socios

Videoconferencia o conferencia telefónica múltiple tanto  SL como SA

Excepcionalmente durante el año 2021 (aun sin previsión estatutaria) el CA podrá prever en la convocatoria de la Junta General la asistencia por videoconferencia o conferencia telefónica múltiple siempre que:

  • Todos los miembros dispongan de los medios necesarios;
  • El secretario reconozca la identidad.

La sesión se entenderá celebrada en el domicilio social.

5. Conclusiones

  • Durante el año 2021 aunque los estatutos no lo hubieran previsto, las sociedades mercantiles podrán celebrar las reuniones del Consejo de Administración y de la Junta de Socios por medios telemáticos.
  • Durante el año 2021 aunque los estatutos no lo hubieran previsto, los Consejos de Administración de las sociedades mercantiles podrán celebrar sus sesiones por escrito y sin sesión siempre que lo decida el presidente o cuando así lo soliciten, al menos, dos de los miembros del órgano.
  • Las sociedades anónimas podrán celebrar sesiones del Consejo de Administración por escrito y sin sesión siempre que no se oponga ningún consejero.
  • Durante el año 2021 tanto las SL como las SA podrán celebrar sus Juntas por medios telemáticos.
  • La modificación estatutaria (recomendable para cuando finalice 2021) que prevea la celebración de Juntas de Socios exclusivamente telemáticas deberán ser aprobadas por socios que representen al menos dos tercios del capital presente o representado en la reunión.

Por todo ello, finalmente se recomienda para cuando finalice 2021 incluir una previsión estatutaria que contemple la posibilidad de celebrar sesiones de Junta de Socios a través de medios telemáticos (videoconferencia o conferencia telefónica múltiple) así como por escrito y sin sesión.

También se recomienda incluir una previsión estatutaria que contemple la posibilidad de celebrar sesiones del Consejo de Administración por medios telemáticos (videoconferencia o conferencia telefónica múltiple así como por escrito y sin sesión.

ANEXO DE TABLAS

Consejo de Administración
 S.A. S.L.
Presencial
 Sí Sí
Telemático
 Sí, por Covid 19 Sí, por Covid 19
Por escrito y sin sesión
 Sí, por Covid 19 Sí, por Covid 19

Recomendación: realizar modificación de Estatutos Sociales para incluir las reuniones telemáticas y por escrito y sin sesión.

Junta de Socios
 S.A. S.L.
Presencial
 Sí Sí
Telemático
 Sí, por Covid 19 Sí, por Covid 19
Por escrito y sin sesión
 No No

Recomendación: realizar modificación de Estatutos Sociales para incluir las reuniones telemáticas y por escrito y sin sesión.

1. Background

This note will summarise the main legislative developments introduced by the COVID-19 rules with respect to: face-to-face sessions of Shareholders’ Meetings and of the Board of Directors for adopting resolutions, and other alternative systems.

2. Applicable legislation:

  • Royal Legislative Decree 1/2010, of 2 July, approving the consolidated text of the Joint Stock Companies Act.
  • Royal Decree-Act 34/2020 of 17 November regarding urgent measures to support business solvency and the energy sector, and regarding tax matters.
  • Eighth final provision of Royal Decree-Act 5/2021, of 12 March, regarding extraordinary measures to support business solvency in response to the COVID-19 pandemic.

3. The Board of Directors (hereinafter BD) of both Private and Public Limited Companies

3.1. Videoconference or telephone conference

Exceptionally, during the year 2021 (even if not provided for in the articles of association) the board of directors of commercial companies may meet by videoconference or telephone conference call, provided that:

  • All members have the necessary means at their disposal.
  • Their identity is acknowledged by the secretary.

The meeting shall be deemed to have been held at the registered office.

3.2. Voting in writing and no session held

Exceptionally, during the year 2021 (even if not provided for in the articles of association) the board of directors of commercial companies may adopt agreements in writing without holding a session if so decided by the chairperson or requested by at least 2 members of the body.

The session shall be deemed to have been held at the registered office.

For public limited companies, the Joint Stock Companies Act allows voting in writing and without a session when no director objects, and provided there is mention of:

  • The agreements adopted.
  • The names of the directors.
  • The system used to determine the resolutions of the corporate body, stating the vote cast by each of them.
  • Express reference to the fact that no director has rejected this procedure.

4. Meeting of Members

Videoconference or telephone conference for both private and public limited companies

Exceptionally, during the year 2021 (even if not provided for in the articles of association) the meetings of members of commercial companies may meet by videoconference or telephone conference call, provided that:

  • All members have the necessary means at their disposal.
  • Their identity is acknowledged by the secretary.

The meeting shall be deemed to have been held at the registered office.

5. Conclusions

  • During the year 2021, even if not provided for in the articles of association, commercial companies may hold meetings of the Board of Directors and the General Meeting of Shareholders via electronic media.
  • During 2021, even if not provided for in the articles of association, the boards of directors of commercial companies may hold their meetings in writing and without a session if the chairman so decides or at the request of at least two of the members of the body.
  • Public limited companies may hold meetings of the Board of Directors in writing and without a session, provided that no director objects.
  • During the year 2021, both private and public limited companies may hold their meetings via electronic media.
  • Amendment to the Articles of Association (recommended by the end of 2021) providing for Shareholders’ Meetings to be held exclusively by electronic media must be approved by shareholders representing at least two thirds of the capital present or represented at the meeting.

 

It is therefore finally recommended that by the end of 2021 a provision be included in the Articles of Association providing for the possibility to hold sessions of the General Meeting of Shareholders via electronic media (videoconference or conference call) as well as in writing and without a session.

It is also recommended to include a provision in the Articles of Association providing for the possibility to hold meetings of the Board of Directors via electronic media (videoconference or conference call) as well as in writing and without a session.

TABLE ANNEX 

Board of Directors
 S.A. S.L.
Face-to-face
 Yes Yes
Telematic
 Yes by Covid 19 Yes by Covid 19
Writing and without a session
 Yes by Covid 19 Yes by Covid 19

Recommendation: modification of Bylaws to set out telematic and by writing and without a session.

Meeting of Members
 S.A. S.L.
Face-to-face
 Yes Yes
Telematic
 Yes by Covid 19 Yes by Covid 19
Writing and without a session
 Yes by Covid 19 Yes by Covid 19

Recommendation: modification of Bylaws to set out telematic and by writing and without sessions.