La reforma del artículo 31 bis del Código Penal ha tenido como consecuencia la proliferación de un nuevo empleo, el de Legal Compliance Officer. Cada vez más, las empresas apuestan por incorporar a su organigrama un nuevo departamento, el de “Corporate Compliance”, o externalizar este servicio y dejarlo en manos de profesionales del Derecho Penal y de la Empresa. Su función es asegurar el cumplimiento normativo, a nivel interno y reducir las posibilidades de que la empresa incurra en responsabilidades legales y penales. De este modo, en caso de que un empleado cometa un delito, intencionadamente o no, por desconocimiento de las normas que operan en cada país. Y es que a raíz de la reforma legal acometida en 2015, una infracción de este tipo podría conllevar responsabilidades personales a los directivos o administradores de una compañía.

1. Principales características que engloban el cargo de Legal Compliance Officer

• Autonomía: poder autónomo de iniciativa y control.
• Información bidireccional: internamente, los distintos departamentos de la empresa tendrán que informarle sobre los posibles riesgos e incumplimientos diarios que pudieran tener lugar en la empresa.
• Supervisor: es el encargado de supervisar que todas las actividades de la empresa queden amparadas al correcto cumplimiento del modelo de prevención.
• Cargo real: alguien con amplias capacidades y mecanismos de acción[1].
• Órgano vigilado:el responsable de la empresa deberá, a su vez, controlar y supervisar el trabajo del “Compliance Officer”.

2. ¿Cuál es la función del Legal Compliance Officer?

El término español para designar al Legal Compliance Officer es Director de Cumplimiento Normativo de las empresas. Su función es vigilar y controlar la posible comisión de delitos empresariales y detectar conductas delictivas en la empresa, tanto desde un punto de vista legal como ético y moral. Por ello, es necesario que diseñe y ponga en marcha un programa de prevención de riesgos penales.

Las principales funciones son:

• Prevención: intervención unilateral aconsejando a los departamentos de la empresa con campañas de sensibilización convenientes (ética o legalmente).
• Asesoramiento legal: como buen conocedor del programa de cumplimiento normativo, podrá emitir informes o dictámenes solicitados por otros órganos de la empresa.
• Recepción de denuncias: debe tener un canal de denuncias eficaz para que cualquiera pueda denunciar libremente y sea inmediatamente investigado el caso.

El Legal Compliance Officer debe basar su trabajo en la trasparencia empresarial y dejar constancia documental de que, en ningún momento, ha llevado a cabo una omisión del deber legal. Para evitar una posible responsabilidad penal de la persona jurídica, su cometido deberá pasar por supervisar que, desde la alta dirección (Consejo de Administración) hasta el último eslabón de la cadena de producción, los proveedores y las subcontratas (colaboradores externos), todos actúen de acuerdo a la normativa y los principios de ética empresarial.

En el caso de España, aunque las pymes alcanzan un grado alto de externalización de sus servicios, aún no hay una cultura empresarial en la que predomine el control legal sobre sus proveedores. Todo un reto a superar, en los próximos años.

Funciones concretas del Legal Compliance Officer

• Análisis e identificación de posibles amenazas y debilidades jurídica en la empresa.
• Evaluación de riesgos penales que podrían entrañar los cambios internos a nivel de producción, procedimientos de control y comercialización como cambios estatutarios u organizativos. En este caso se informará al Consejo de Administración con informes para rectificar anomalías y/o lo hará saber a los miembros de la sociedad con cursos o jornadas.
• Diseñar un modelo de respuesta ante actitudes y comportamientos irregulares y evaluar sus resultados. Todo ello propiciará el mantenimiento constante del modelo de prevención establecido, a fin de que siempre funcione como es debido.

3. Saber gestionar el riesgo legal: perfil requerido y formación

Para el desarrollo de este nuevo empleo el perfil adecuado sería un profesional (abogado) experto en temas de cumplimiento normativo que cuente con el apoyo de otros técnicos y supervisores de la empresa. Su formación le aporta la suficiente base para interpretar las normas y los contratos y redactar las cláusulas con las que evitar la responsabilidad penal de la persona jurídica. Debe ser una persona íntegra, honesta, comprometida con los valores éticos y morales de la empresa, comunicativa y con empatía.

En este sentido, los expertos señalan que la externalización de esta función es beneficiosa (sobre todo, para las de menor tamaño). Los beneficios de su externalización son, entre otros:

• Ahorro de costes.
• Se aporta más objetividad al proceso de control.
• Se gana independencia y especialización del “Compliance Officer”.
• Mayor aceptación por parte de la plantilla de un control externo que interno.

En España, hay un alto porcentaje de empresas que desconocen la importancia del cumplimiento normativo. Aunque aún no se alcance el grado de penetración de otros países (como Estados Unidos, Italia, Inglaterra o Alemania), hoy por hoy, contar con la figura de un Legal Compliance Officer aporta un valor añadido a la estrategia empresarial. Una necesidad real, independientemente del tamaño de la empresa o del mercado en el que se opere.

[1] En este sentido, tener en cuenta que el legislador prevé en el futuro artículo 286-6 del Código Penal será delito que los responsables de la empresa no sean especialmente cuidadoso y responsables “con la contratación y vigilancia del personal de inspección y control”.The reform of article 31 bis of the Penal Code has resulted in the proliferation of a new job, Legal Compliance Officer. Companies are increasingly incorporating a new Corporate Compliance department, or outsourcing this service to Criminal and Business Law professionals. Their function is to ensure regulatory compliance internally and reduce the chances of the company incurring legal and criminal liability. For instance, in the case of an employee committing an offence, intentionally or not, by ignorance of the rules that operate in each country, as a result of the legal reform undertaken in 2015, a violation of this type could lead to personal responsibilities on the directors or managers of a company.

1. Main characteristics of the Legal Compliance Officer

• Autonomy: autonomous power over initiative and control.
• Two-directional information: Internally, different departments in the company will have to inform him/her about the possible risks and daily non-compliances that could take place in the company.
• Supervisor: is in charge of supervising all company activities, ensuring they are protected correctly according to the prevention model.
• Actual position: someone with broad capabilities and mechanisms for action[1].
• Supervised body: the person in charge of the company must, in turn, control and supervise the work of the Compliance Officer.

2. What is the role of the Legal Compliance Officer?

The Spanish term for the Legal Compliance Officer is “Director de Cumplimiento Normativo”. Their function is to monitor and control the possible commission of business crimes and detect criminal conduct in the company, both from a legal, ethical and moral point of view. Therefore, it is necessary to design and implement a criminal risk prevention program.

The main functions are:

• Prevention: unilateral intervention advising company departments with appropriate awareness campaigns (ethically or legally).
• Legal advice: as an expert on the regulatory compliance program, he/she can issue reports or opinions requested by other company bodies.
• Receipt of complaints: he/she must have an effective complaints channel, so that anyone can report freely, and the case is investigated immediately.

The Legal Compliance Officer must base his/her work on corporate transparency and documentary evidence that has carried out no omissions of legal duty at any time. In order to avoid a possible criminal liability of the legal entity, his/her role should be to supervise that, from the top management (Board of Directors) to the last link in the production chain, suppliers and subcontractors (external collaborators), all act according to the rules and principles of business ethics.

Regarding Spain, although SMEs reach a high degree of outsourcing of their services, there is still no corporate culture in which legal control over their suppliers predominates. This is a challenge to overcome in the coming years.

Specific functions of the Legal Compliance Officer

• Analysis and identification of possible legal threats and weaknesses in the company.
• Assessment of criminal risks that could involve internal changes at production level, control and marketing procedures such as statutory or organisational changes. In this case, the Board of Directors will be informed with reports to rectify anomalies and/or inform the members of the company with courses or days.
• Design a response model to deal with irregular attitudes and behaviours and evaluate their results. All of this will promote the constant maintenance of the established prevention model, so that it always works properly.

3. Know how to manage legal risk: required profile and training

For the development of this new job, the appropriate profile would be a professional expert (lawyer) in matters of normative compliance, with the support of other technicians and supervisors of the company. His/her training provides a sufficient basis for interpreting the rules and contracts and drafting the clauses with which to avoid the criminal responsibility of the legal person. He/she must be a trustworthy and honest person, committed to the ethical and moral values of the company, communicative and empathetic.

In this sense, the experts point out that outsourcing this function is beneficial (especially for smaller companies). Benefits of outsourcing are, among others:

• Cost savings.
• More objectivity is given to the control process.
• Gain independence and specialisation of the Compliance Officer.
• Greater acceptance by the staff of external control, rather than internal.

In Spain, a high percentage of companies do not know the importance of regulatory compliance. Although the degree of penetration of other countries (such as the United States, Italy, England or Germany) has not yet been reached, currently, having a Legal Compliance Officer adds value to the business strategy. A real need, regardless of the size of the company or the market in which it operates.

[1] In this regard, take into account that the lawmaker envisaged article 286-6 of the Criminal Code, that it will be a crime when those responsible for the company are not especially careful and responsible “with the hiring and supervision of inspection and control personnel”.